Self storage tesisleri için Türkçe yönetim yazılımı
Depo Paneli, self storage tesisi işleten firmalar için hazırlanmış bir eşya depolama yazılımıdır. Hangi birim boş, hangi müşterinin kirası yaklaştı, hangi eşya hangi tutanakla teslim alındı; hepsini tarayıcıdan, Türkçe ve Türk lirasıyla takip edersiniz.
Bu sayfada self storage modelinin günlük işlerini ve bu işlerin panelde hangi ekranda, hangi sırayla yapıldığını bulacaksınız. Bütün özelliklerin ekran görüntülü anlatımı Özellikler sayfasındadır.
Self storage nedir?
Self storage (kendi kendine depolama), müşterinin bir depolama biriminin tamamını aylık ya da daha uzun dönemlerle kiraladığı modeldir. Müşteri birimi kendi kilidiyle kapatır, eşyasını kendisi getirir ve kira süresince birimine erişir. Birimler küçük bir dolaptan eşyalı bir evin sığacağı odalara kadar farklı boyutlarda olur; fiyat çoğunlukla birimin metrekaresine ya da hacmine göre belirlenir.
Türkiye’de yaygın olan oda tipi eşya depolamada ise eşyayı çoğu zaman firma teslim alır, odaya kendisi yerleştirir ve müşteri randevuyla gelir. İki model sahada farklı işlese de yönetim tarafında aynı sorulara yanıt arar: hangi birim kimde, kira ne zaman ödenecek, eşya hangi durumda teslim alındı. Depo Paneli iki modelde de aynı ekranlarla çalışır; firmanız hangisini uyguluyorsa krokiyi ve birim adını ona göre kurarsınız.
Birim sayısı arttıkça iş neden dağılır?
Tesis büyüdükçe bilgi farklı yerlere dağılır: fiyatlar bir tabloda, sözleşmeler klasörde, ödemeler defterde, kimin hangi kilidi kullandığı da personelin aklında kalır.
Boyut ve fiyat karmaşası
Aynı tesiste 2 m²’lik birim de 15 m²’lik birim de vardır. Hangi boyuttan kaç tane boş kaldığını bilmeden gelen müşteriye net bir yanıt veremezsiniz.
Kaçan ödeme günleri
Aylık kirada ödeme günü her müşteride farklıdır. Takip elle yapıldığında bir gecikme ancak haftalar sonra fark edilir.
Teslim anında belge eksikliği
Müşteri eşyasını getirdiğinde durumu kayda alınmazsa, çıkışta doğan bir hasar itirazında iki tarafın da elinde kayıt olmaz.
Kaybolan erişim bilgisi
Yedek anahtarın nerede durduğu, kilidin kime ait olduğu gibi bilgiler not kâğıtlarında kalır ve vardiya değişince kaybolur.
Depo Paneli’nde self storage tesisi nasıl yönetilir?
Adımlar yeni bir hesapta bu sırayla izlenir; mevcut birimlerinizi ve müşterilerinizi taşırken de aynı sırayı kullanabilirsiniz.
1. adım: İşletme türünü ve birim adını seçin
Ekran: Ayarlar › Firma
İşletme türü olarak “Oda / depo” ya da birden çok birim çeşidiniz varsa “Karma” seçin. Birim adı arayüzün her yerinde kullanılır; birimlerinize oda, depo ya da kendi kullandığınız başka bir ad verebilirsiniz.
2. adım: Krokinizi kurun
Ekran: Ayarlar › Depo & Bölümler
Tesisiniz koridorlara bölünmüşse her bölüme ad verip birim sayısını yazın; numaralar sırayla verilir. Bölüm yoksa birimleri tek tek adlandırın. Mevcut numaralarınız (1001, A-12, Zemin-3) olduğu gibi kalır; birden fazla tesisiniz varsa her biri ayrı depo olarak eklenir.
3. adım: Boyutları birim tipine çevirin
Ekran: Ayarlar › Birim Tipleri
Hazır Tipleri Ekle düğmesi Mini (2 m²), Küçük (4 m²), Orta (8 m²) ve Büyük (15 m²) tiplerini getirir; adlarını ve ölçülerini tesisinize göre değiştirir, yenilerini eklersiniz. Her tipe m², m³, iç ölçü ve aylık liste kirası girilir. Hazır tipler kirasız gelir; fiyatı siz belirlersiniz.
4. adım: Tipleri birimlere toplu atayın
Ekran: Ayarlar › Birim Tipleri › Toplu atama
“1001-1020, 1025” ya da “A-01..A-12” gibi bir kod listesi yazıp tipi seçin. “Ölçüleri ve liste kirasını tipten al” işaretliyse birimlerin m², m³ ve liste kirası tipten gelir. Dolu birimlerde müşterinin mevcut kirası değişmez.
5. adım: Müşterileri yerleştirin
Ekran: Birim kartı › Müşteri Yerleştir
Krokide boş birimi açın, müşteriyi seçin ya da yeni ekleyin; kira dönemini (aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık), aylık kirayı, giriş tarihini ve sözleşme bitişini girin; ilk dönem ödemesini aldıysanız işaretleyin. Sonraki ödeme tarihi bunlardan hesaplanır. Kilit ya da yedek anahtar bilgisini Düzenle sekmesindeki erişim notuna yazın.
6. adım: Teslimi tutanakla alın
Ekran: Birim kartı › Eşya & Hasar Tespiti
Müşteri eşyasını getirdiğinde giriş tutanağı açın: eşyaları fotoğraflayın, hasarları fotoğraf üzerinde işaretleyin, tutanağı kesinleştirin. Müşteri ekranda imzalar ya da e-postasına giden onay bağlantısıyla onaylar; PDF iki tarafta da kalır. Tutanakta hangi bilgilerin bulunması gerektiğini eşya teslim tutanağı rehberinde anlattık.
7. adım: Boşları ve getiriyi izleyin
Ekran: Odalar · İstatistikler › Tiplere göre
Odalar ekranındaki tip süzgeciyle bir tipin birimlerini öne çıkarın; diğerleri yerinde soluklaşır ve o boyuttan kaç boş kaldığı görünür. İstatistikler’deki Tiplere göre tablosu her tipin doluluğunu, aylık getirisini ve boş kapasitesini verir. Oranların nasıl hesaplandığı doluluk oranı rehberinde.
Aylık ve uzun dönem müşteriyi birlikte yönetin
Self storage müşterilerinin bir kısmı aydan aya öder, bir kısmı birkaç ayı peşin kapatmak ister. Depo Paneli iki durumu da aynı kiralama kaydında tutar.
Peşin ödeme iskontosu
Ayarlar › Kira Kuralları’nda “6 ay %5, 12 ay %10” gibi hazır seçenekler tanımlarsınız. Ödeme Ekle’de “Peşin ödeme” seçilince liste tutarı ve iskonto kendiliğinden hesaplanır; pazarlık olduysa net tutarı elle değiştirirsiniz. Peşin ödeyenler yalnızca yöneticilerin gördüğü Peşin Ödemeler sayfasında listelenir.
Dönemsel kira artışı
Kira artışını 6 ya da 12 ayda bir, sizin oranınızla otomatik uygulatabilirsiniz. Artış günü gelince kira güncellenir, kira geçmişine yazılır ve size “müşteriyi bilgilendirin” bildirimi düşer. Bir müşteriyi artıştan muaf tutabilir ya da ona ayrı oran verebilirsiniz. Özellik siz açana kadar kapalıdır.
Ödeme ve yenileme uyarıları
Ödemeye 15, 7 ve 3 gün kala ve ödeme geciktiğinde panelin Bildirimler ekranında uyarı oluşur. Yaklaşan Ödemeler ekranı bugün, 7, 15, 30 gün ve gecikmiş süzgeçleriyle tahsilat listenizi çıkarır.
Tesisiniz için pratik öneriler
Tip adını müşterinin diliyle verin
“Orta (8 m²)” gibi hem boyutu hem metrekareyi taşıyan adlar, telefonda fiyat soran müşteriyle yeni personelin aynı dili konuşmasını sağlar. Tip adı krokide kutunun üzerinde de görünür.
Liste kirasıyla sözleşme kirasını ayırın
Liste kirası birimin ilan fiyatıdır; müşterinin ödediği kira kiralama kaydında ayrıca tutulur. Liste kirasını güncellemek mevcut müşterinin kirasını değiştirmez; mevcut müşterideki artışı Kira Kuralları’ndan yönetin.
Erişim notunu standart hâle getirin
“Asma kilit müşteride, yedek anahtar ofiste” gibi aynı kalıbı her kiralamada kullanın. Not en çok 120 karakterdir ve birim kartının özetinde görünür; şifrenin ya da kilit kodunun kendisini yazmayın.
Tutanağı eksik birimleri tamamlayın
Dolu olduğu hâlde giriş tutanağı bulunmayan birimler krokide küçük bir uyarı işaretiyle görünür. Bu işaretleri düzenli aralıklarla tarayıp eksik tutanakları tamamlarsanız, çıkışta bir anlaşmazlık olduğunda elinizde kayıt bulunur.
Yetkiyi role göre verin
Personel ödeme kaydeder, müşteri yerleştirir ve tutanak düzenler; tip, kat ve birim kodu gibi yapısal alanlar yöneticilere açıktır. İstatistikler ve Peşin Ödemeler sayfaları da yalnızca sahip ve yöneticilerde görünür.
Farklı birimleri tek panelde tutun
Tesisinizde odaların yanında dolap ya da konteyner de varsa Karma türünü seçin; hepsi aynı müşteri listesini ve ödeme takvimini kullanır. Ayrıntılar konteyner ve mini depo ve dolap sayfalarında.
Depo Paneli ne değildir?
Depo Paneli bir stok, WMS ya da lojistik programı değildir: ürün kodu, barkod, raf adresi, sevkiyat ya da stok sayımı tutmaz. Depolama birimi kiralayan firmanın birimlerini, müşterilerini, kiralarını ve eşya teslim kayıtlarını yönetir.
Kapı, turnike ya da kilit donanımına bağlanmaz; müşterinin tesise girişini panel açmaz, yalnızca erişim notunu tutar. Müşteriden çevrim içi rezervasyon ya da kartla kira tahsilatı yapılmaz; ödemeleri siz kaydedersiniz.
İlgili sayfalar
- Konteyner depolama yazılımıSahada ve müşteri adresinde duran konteynerler için tip, konum, teslim ve geri alım takibi.
- Mini depo ve dolap yazılımıKatlı bloklarda yüzlerce küçük birim için blok görünümü, dolap tipleri ve erişim notu.
- Rehber: Eşya depolama işi nasıl kurulurİş modelinden binaya, güvenlikten sözleşmeye ve fiyatlandırmaya kadar başlangıçta karar vermeniz gereken konular; hukuki ve mali konularda kime danışacağınızla birlikte.
- Rehber: Doluluk oranı hesaplamaBirim, metrekare ve gelire göre (ekonomik) doluluk formülleri, örnek hesaplar ve tarayıcınızda çalışan küçük bir hesaplayıcı.
- ÖzelliklerKroki, oda kartı, ödeme takibi ve eşya teslim tutanağının ekran görüntüleriyle anlatımı.
- FiyatlandırmaPlanlar ve deneme koşulları; tutarlar depo ve birim sayınıza göre teklifle belirlenir.
- Demoyu İnceleHayali verili paneli kayıt olmadan gezin; birim adını oda, konteyner ya da dolap yapın.
- Ana sayfaDepo Paneli’ne genel bakış: eşya depolama firmaları için depo yönetim paneli.
Self storage yazılımı hakkında sorular
Self storage ve oda tipi depolama için ayrı sürüm mü var?
Birim boyutunu m² olarak mı, m³ olarak mı girmeliyim?
Müşteri tesise kendisi giriyorsa kapı ya da kilit sistemine bağlanıyor mu?
Tutarlar Türk lirası, arayüz Türkçe mi?
Bir müşteri aynı anda birden fazla birim kiralayabilir mi?
Self storage tesisinizi kendi birimlerinizle deneyin
14 gün ücretsiz deneyin; kredi kartı istenmez. Önce görmek isterseniz hayali verili demoyu kayıt olmadan inceleyin.